Tư duy phân tích là kỹ năng cốt lõi của một Business Analyst (BA), giúp họ giải quyết các vấn đề phức tạp và đưa ra những quyết định đúng đắn. Một trong những phương pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả để phát triển tư duy phân tích là sử dụng các câu hỏi WH questions – What, Why, When, Who, Where, và How.
Dưới đây là cách mỗi câu hỏi WH có thể giúp BA trong quá trình phân tích nghiệp vụ.
1. What – Cái Gì?
Câu hỏi "What" là bước đầu tiên trong quá trình phân tích, giúp BA xác định rõ vấn đề, yêu cầu, hoặc mục tiêu cần đạt được.
- What is the problem? (Vấn đề là gì?)
- What do the stakeholders want? (Các bên liên quan cần gì?)
- What are the key deliverables? (Những đầu ra chính là gì?)
Ví dụ: Một BA sẽ hỏi “What is the expected outcome?” để xác định rõ mong đợi của khách hàng trong dự án.
2. Why – Tại Sao?
Câu hỏi "Why" giúp BA đi sâu vào lý do và nguyên nhân, phân tích các yếu tố đằng sau mỗi yêu cầu hoặc vấn đề.
- Why is this important? (Tại sao điều này quan trọng?)
- Why is the current process inefficient? (Tại sao quy trình hiện tại không hiệu quả?)
- Why do stakeholders need this feature? (Tại sao các bên liên quan cần tính năng này?)
Ví dụ: Hỏi "Why is this feature necessary?" giúp BA hiểu được lý do chính yếu đằng sau mỗi yêu cầu và đảm bảo rằng yêu cầu đó phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
3. When – Khi Nào?
Câu hỏi "When" giúp xác định thời gian cần thiết để hoàn thành công việc hoặc yêu cầu.
- When do we need to deliver this? (Khi nào chúng ta cần hoàn thành việc này?)
- When will the system be updated? (Khi nào hệ thống sẽ được cập nhật?)
- When do the stakeholders need the report? (Khi nào các bên liên quan cần báo cáo?)
Ví dụ: Hỏi “When is the deadline?” giúp BA lập kế hoạch thời gian hợp lý và quản lý tiến độ dự án.
4. Who – Ai?
Câu hỏi "Who" giúp BA xác định các bên liên quan và những người tham gia vào quy trình.
- Who are the stakeholders? (Ai là các bên liên quan?)
- Who will use this system? (Ai sẽ sử dụng hệ thống này?)
- Who is responsible for this task? (Ai chịu trách nhiệm cho công việc này?)
Ví dụ: “Who will be impacted by this change?” giúp BA xác định ai sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trong dự án và từ đó quản lý mối quan hệ giữa các bên liên quan.
5. Where – Ở Đâu?
Câu hỏi "Where" giúp BA xác định vị trí mà vấn đề xảy ra hoặc nơi mà hệ thống cần thay đổi.
- Where will this process be implemented? (Quy trình này sẽ được triển khai ở đâu?)
- Where does the current issue occur? (Vấn đề hiện tại xảy ra ở đâu?)
- Where do we store the data? (Chúng ta lưu trữ dữ liệu ở đâu?)
Ví dụ: Hỏi "Where is the data stored?" giúp BA hiểu rõ về cơ sở hạ tầng hệ thống và vị trí lưu trữ dữ liệu trong quy trình nghiệp vụ.
6. How – Như Thế Nào?
Câu hỏi "How" giúp BA tìm hiểu cách thức giải quyết vấn đề, xây dựng quy trình hoặc thực hiện một kế hoạch.
- How will we implement this solution? (Chúng ta sẽ triển khai giải pháp này như thế nào?)
- How does this system work? (Hệ thống này hoạt động như thế nào?)
- How can we improve the current process? (Chúng ta có thể cải thiện quy trình hiện tại như thế nào?)
Ví dụ: Hỏi “How will we achieve this?” giúp BA định hướng và tìm ra các giải pháp cụ thể cho các vấn đề trong dự án.
Tại Sao WH Questions Quan Trọng Đối Với Business Analyst?
Việc đặt câu hỏi WH không chỉ giúp BA thu thập đầy đủ thông tin mà còn thúc đẩy tư duy phản biện và phân tích chuyên sâu. Các câu hỏi này giúp đảm bảo rằng mọi yếu tố của dự án đều được xem xét và hiểu rõ, từ nhu cầu của khách hàng đến quy trình thực hiện.
- Đảm bảo thông tin đầy đủ: Bằng cách hỏi các câu hỏi như “What” và “Who”, BA đảm bảo rằng không có yêu cầu nào bị bỏ sót.
- Phân tích sâu vấn đề: Câu hỏi “Why” giúp BA tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Tối ưu hóa quy trình: Với câu hỏi “How”, BA có thể xác định cách thức cải thiện quy trình và mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp.
Kết Luận
Sử dụng WH Questions là công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ giúp Business Analyst phân tích, xử lý và đưa ra các giải pháp hiệu quả trong dự án. Bằng cách rèn luyện thói quen đặt câu hỏi, bạn không chỉ nâng cao kỹ năng phân tích mà còn tăng khả năng giao tiếp và làm việc với các bên liên quan một cách chuyên nghiệp hơn.
Học Cách Ứng Dụng WH Questions Trong Nghề BA Tại Khóa Học BA Thực Chiến
Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách ứng dụng WH Questions trong công việc và phát triển sự nghiệp Business Analyst, hãy tham gia ngay Khóa học BA Thực Chiến. Tại đây, bạn sẽ được hướng dẫn cách sử dụng các phương pháp phân tích hiệu quả và nâng cao kỹ năng thực tiễn trong các dự án.
Để lại liên hệ ngay để nhận tư vấn từ BA Bách Khoa