Trong hành trình trở thành một Business Analyst xuất sắc, việc sở hữu các kỹ năng kỹ thuật là rất quan trọng. Tuy nhiên, điều làm nên sự khác biệt chính là các kỹ năng mềm. Vai trò của một Business Analyst (BA) luôn gắn liền với việc làm việc và tương tác với con người. Bạn sẽ thường xuyên phối hợp với các bên liên quan, tổ chức workshop hoặc trình bày tài liệu cho đội ngũ. Dưới đây là 10 kỹ năng mềm không thể thiếu mà bạn cần trang bị để thành công.
1. Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
Một trong những yếu tố giúp bạn thành công ngay từ đầu dự án chính là xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan. Hãy bắt đầu bằng cách tạo không khí thoải mái trước mỗi cuộc họp. Đặt câu hỏi như: “Ngày hôm nay của bạn thế nào?” hoặc “Cuối tuần bạn có kế hoạch gì?”. Những cử chỉ nhỏ này có thể giúp bạn xây dựng lòng tin, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận và thúc đẩy sự tham gia tích cực từ các bên liên quan.
2. Kỹ năng đồng cảm
Đồng cảm là kỹ năng quan trọng giúp bạn hiểu được cảm giác và nhu cầu của người khác. Là một Business Analyst, bạn cần đặt mình vào vị trí của các bên liên quan để thấu hiểu nỗi đau trong quy trình hiện tại và tìm giải pháp cải thiện. Ví dụ, hãy hình dung sự khó chịu của nhân viên khi phải làm việc với những quy trình thủ công lỗi thời trong khi công nghệ cá nhân ngày càng hiện đại. Việc sử dụng sự đồng cảm sẽ giúp bạn dễ dàng nhận được sự đồng thuận và ủng hộ từ các bên liên quan.
3. Sự nhiệt huyết
Để thu hút và giữ chân các bên liên quan trong suốt dự án, bạn cần duy trì sự nhiệt tình. Các buổi workshop khô khan, nhàm chán chỉ khiến mọi người mất tập trung. Thay vào đó, hãy trình bày nội dung một cách sinh động bằng sơ đồ trực quan, đặt câu hỏi và tạo không khí tích cực. Sự nhiệt huyết của bạn sẽ là yếu tố thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả từ các bên liên quan.
4. Kỹ năng lắng nghe chủ động
Khi phân tích trạng thái hiện tại hoặc thiết lập các yêu cầu, việc lắng nghe chủ động là rất quan trọng. Hãy chú ý cả ngôn ngữ cơ thể và lời nói, không phán xét hay ngắt lời người khác. Thay vào đó, hãy phản hồi bằng cách tóm tắt và xác nhận lại những gì bạn nghe được. Kỹ năng này giúp bạn nắm rõ các vấn đề và tránh hiểu nhầm trong quá trình làm việc.
5. Sự sáng tạo
Trong quá trình thay đổi tổ chức, bạn cần tìm ra các giải pháp sáng tạo phù hợp với tất cả mọi người. Hãy sử dụng các công cụ như Miro, Figma hoặc Visio để tạo sơ đồ trực quan hoặc tổ chức các buổi đóng vai để minh họa quy trình mới. Việc sáng tạo không chỉ làm tăng sự hứng thú mà còn giúp bạn dễ dàng nhận được sự đồng thuận từ các bên liên quan.
6. Khả năng thích nghi
Mỗi dự án và doanh nghiệp đều có văn hóa làm việc riêng. Một số nơi rất nghiêm ngặt, trong khi những nơi khác lại linh hoạt hơn. Là một Business Analyst, bạn cần thích nghi với từng môi trường. Ví dụ, nếu công ty có tư duy khởi nghiệp, hãy sử dụng ngôn ngữ phù hợp như thay vì nói “quản trị” hãy dùng “hướng dẫn”. Thích nghi tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và phù hợp với văn hóa tổ chức.
7. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp rõ ràng và chính xác là yếu tố cốt lõi giúp bạn thành công trong vai trò BA. Hãy đảm bảo rằng các ý tưởng không bị hiểu sai hoặc lạc hướng. Đừng ngần ngại đặt câu hỏi hoặc điều chỉnh nhịp độ thảo luận khi cần. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ như “Theo tôi hiểu thì…” để làm rõ thông tin.
Transition Requirements - Kỹ Năng Quan Trọng Để Trở Thành BA Giỏi
8. Sự kiên nhẫn
Kiên nhẫn là một kỹ năng mềm không thể thiếu khi bạn làm việc với nhiều người. Có thể bạn đã nắm được giải pháp, nhưng các bên liên quan vẫn cần thời gian để hiểu và đồng ý. Hãy lắng nghe họ lặp lại quan điểm, giúp họ cảm thấy được tôn trọng và sẵn sàng hợp tác.
9. Khả năng ứng biến
Trong các cuộc họp với đội ngũ kỹ thuật hoặc các bộ phận khác, kỹ năng ứng biến sẽ giúp bạn giải thích những khái niệm phức tạp một cách dễ hiểu. Sử dụng ví dụ thực tế hoặc so sánh bằng các câu chuyện hàng ngày để tạo sự kết nối.
10. Giải quyết xung đột
Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong các dự án. Bạn cần biết cách giảm bớt căng thẳng, lắng nghe cả hai phía và đưa ra giải pháp chung. Một số mẹo để giải quyết xung đột bao gồm:
- Tách biệt và chia nhỏ các vấn đề.
- Lắng nghe trước, nói sau.
- Đưa ra sự thật và cùng thảo luận các lựa chọn.
- Cùng nhau nghĩ về giải pháp thay vì đổ lỗi, công kích.
Kết Luận
Học cách phát triển những kỹ năng mềm trên không chỉ giúp bạn thành công trong vai trò Business Analyst mà còn đảm bảo dự án của bạn đạt được hiệu quả tối ưu. Tham gia khóa học Business Analyst thực chiến tại Trung tâm BA Bách Khoa để được trang bị đầy đủ kỹ năng thực tiễn và sẵn sàng đi làm ngay!
Tham Gia Khóa Học Business Analyst Thực Chiến
Trang bị đầy đủ kỹ năng thực tiễn và sẵn sàng đi làm!